Index ry kunnioittaa tietosuojaasi ja toimii uuden, 25.5.2018 käyttöön tulleen GDPR-lainsäädännön mukaan.

Lyhyesti sanottuna sitoudumme käsittelemään rekisteröityneiden jäsenten tietoja:

-Läpinäkyvästi, niin että jäsenet saavat tietoonsa mitä tietoja heistä on tallennettu ja miten tietoja säilytetään.

-Omaehtoisesti, niin että kaikki tallennettu tieto on rekisteröityneen jäsenen omaan tiedonantoon perustuvaa.

-Perustellusti, niin että jäsentietoja käsitellään vain jäsenyyssuhteen vuoksi eikä niitä luovuteta eteenpäin muihin tarkoituksiin.

-Turvallisesti, niin että jäsentietoja käsitellään asianmukaisin turvatoimin ja vain niiden henkilöiden toimesta, joilla on siihen hallituksen myöntämän pestin puolesta oikeus ja velvollisuus.

 

Kaikilta jäseniksi liittyneiltä säilytetään seuraavat tiedot: henkilön nimi, kotipaikkakunta, jäseneksi liittymisvuosi sekä mahdolliset tehtävät ja vuodet hallitustoiminnassa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on seurata jäsenmäärää. Vain Indexin hallituksen myöntämällä talousvastaavalla on pääsy jäsenlistaan. Tietoja säilytetään, ellei niitä pyydetä poistettavaksi.

Jäsenenä voit liittyä sähköpostilistallemme index-all. Lista sisältää etu- ja sukunimesi, jos olet ilmoittanut ne listalle liittymisen yhteydessä, sekä sähköpostiosoitteesi. Vain Indexin hallituksen myöntämällä viestintävastaavalla on pääsy listaan. Listaa ylläpidetään viestintätarkoituksiin. Voit halutessasi poistua sähköpostilistalta noudattamalla sivun http://lists.oulu.fi/mailman/listinfo/index-all ohjeita tai pyytämällä poistamista viestintävastaavalta.

 

Alla rekisteri- ja tietosuojaselosteemme.

 

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Index ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.05.2018.

 

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietoja, joita kerätään jäseneksi liittymisen yhteydessä. Se ei koske yhdistyksen toimintaan liittyvien kolmansien osapuolien keräämiä tietoja, kuten Facebook tai Instagram.

 

1. Rekisterinpitäjä

Index ry

Postiosoite: Index ry, Erkki Koiso-Kanttilan katu 1, 90014 Oulun yliopisto

Y-tunnus: YR 00765214

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Jenni Backman

jenni.backman@student.oulu.fi

 

3. Rekisterin nimi

Jäsenluettelo

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on yhdistyslaki (503/1989, 11 §), joka velvoittaa hallituksen pitämään luetteloa jäsenistä.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on seurata jäsenmäärää.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, kotipaikkakunta, jäseneksi liittymisvuosi, mahdolliset tehtävät ja vuodet hallitustoiminnassa. Tietoja säilytetään, ellei niitä pyydetä poistettavaksi.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneksi liittymisen yhteydessä ja ne ilmoitetaan jäsenmaksun tilisiirron yhteydessä.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain hallituksen valitsemien toimihenkilöiden toimesta, joiden vastuulle se kuuluu.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).